Qué es el Registro Electrónico Laboral, principales requisitos

El Registro Electrónico Laboral es una herramienta digital muy importante, proporcionada por la Dirección del Trabajo a los empleadores de empresas.

Mediante esta plataforma las compañías pueden regularizar la situación de los empleados, registrando los documentos laborales requeridos.

Tiene como principales objetivos la inclusión laboral, la practicidad del registro de información y la disminución de cargas administrativas.

En WyA te contamos de qué se trata el Registro Electrónico Laboral y qué documentos comprende para su cumplimiento legal.

¿Qué es el Registro Electrónico Laboral y para qué sirve?

El Registro Electrónico Laboral (REL) es una plataforma en la cual los empleadores registran los documentos laborales que deben presentar ante la Dirección del Trabajo.

En 2023, esta institución renovó este registro brindando mejoras respecto a la protección de los datos, así como también a los tipos de trámites requeridos.

Los datos de los trabajadores, las organizaciones sindicales y los empleadores se encuentran más protegidos desde la última actualización del REL, gracias a las mejoras presentadas.

Mientras que los registros que se contemplan conforman trámites puntuales que los empleadores deben completar: contrato de trabajo y anexo del contrato de trabajo, término de contrato de trabajo, Comité Bipartito de Capacitación, Libro de Remuneraciones y Comité Paritario de Higiene y Seguridad.

¿Qué documentos debe informar el empleador ante el REL?

Según el reglamento que regula el Registro Electrónico Laboral, los empleadores se encuentran obligados a registrar los siguientes documentos:

Contrato de trabajo, modificaciones y terminaciones 

Respecto al contrato de trabajo, el empleador debe consignar de sí mismo y de los trabajadores, los siguientes datos: lugar y fecha del contrato, individualización de partes, con domicilio y dirección de correo electrónico, fecha de nacimiento, fecha de ingreso (trabajador), determinación del servicio, lugar; monto, forma y periodo de pago, distribución y duración de jornada laboral, plazo del contrato y otros pactos.

Además, el empleador deberá registrar los contratos de los trabajadores discapacitados o que tengan como beneficio una pensión por invalidez.

El plazo para registrar los datos mencionados es dentro de los 15 días hábiles posteriores a la suscripción del contrato de trabajo. Mientras que respecto a las modificaciones o anexos del contrato laboral, el plazo será dentro de los 15 días hábiles posteriores a la celebración.

Si el contrato de trabajo se termina, se deben consignar los datos (trabajador y empleador) con fecha de inicio y término de la relación laboral, así como la fecha de notificación de finalización y la causa.

En este último caso, el plazo para registrar la documentación será de 3 días posteriores a la separación en el caso de despido (causal 4 y 5 del art. 59 o art. 160 del Cód. del Trabajo), 6 días hábiles en despido por fuerza mayor o caso fortuito, 30 días antes de término por necesidad empresaria o desahucio o 3 días después si asume indemnización sustitutiva de aviso previo, y 10 días hábiles si se trata de 1, 2 y 3 del art. 159 del Cód. del trabajo. 

Libro de remuneraciones

También el empleador debe consignar mensualmente información referida a remuneraciones, bonificaciones, asignaciones, indemnizaciones o beneficios en dinero.

Respecto al plazo para registrar la información vinculada a remuneraciones, el empleador tiene tiempo de hacerlo dentro de los primeros 15 días del siguiente mes del pago respectivo.

Comité paritario de seguridad e higiene

El empleador tiene que registrar del Comité Paritario de Higiene y Seguridad, el nombre y la fecha de designación de representantes patronales (titular y suplente).

Respecto al acta de elección de representantes de trabajadores, deberá consignar: fecha y modalidad de elección, total de votantes y de representantes a elegir, nombres de personas que obtuvieron votos (en orden decreciente) y nombres de representantes.

Para hacer lo antes mencionado, el empleador tiene 15 días hábiles desde la elección de los representantes. Cuando se hayan registrado los datos, se entiende cumplida la obligación de remitir una copia del acta a la Dirección del Trabajo.

Comité bipartito de capacitación

Además si el empleador tiene 15 o más trabajadores debe registrarlos con nombre y fecha de constitución del Comité Bipartito de Capacitación, teniendo como plazo de registro 15 días hábiles desde la constitución.

Actualizaciones, accesos, plazos, protección de datos y sanciones por incumplimiento

Según el Reglamento, la información registrada debe ser actualizada dentro de los 15 días hábiles siguientes a toda modificación.

El acceso a la plataforma será mediante una Clave Única donde los empleadores de personas naturales o individuales se definen como “Empleador Individual” y de personas jurídicas mediante Representantes laborales designados.

Si tuvieran dificultades para ingresar a la misma, la Dirección del Trabajo dispondrá de una funcionalidad para generar un certificado que justifique dicha situación.

Sobre los plazos, según el Reglamento, se consideran los días del tipo hábil administrativo (en ese caso se definen como días inhábiles los sábados, los domingos y los días festivos) y se entiende en todos los casos de registros, excepto en el de término de contrato de trabajo.

Además, aunque la plataforma es online y se encuentra siempre disponible, los registros hechos en días inhábiles, se entienden desde la primera hora del primer día hábil siguiente.

Respecto a la protección de datos, el REL puede usar la información obtenida para conciliaciones, fiscalizaciones, ratificación de finiquitos y mediaciones, etc. Asimismo, puede utilizarse para estadísticas y estudios relacionados al cumplimiento de normativa laboral, de seguridad y de salud en el trabajo.

Por último, si el empleador no cumple con la obligación de registrar lo antes mencionado en el Registro Electrónico Laboral según lo establecido, puede someterse a sanciones. Las multas comprenden desde 6 a 60 UTM por cada una de las infracciones: incumplimiento, fuera de plazos, entre otros.

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