Correo de cobranza, qué es y cómo redactarlo eficazmente
Al tratar con clientes, la cobranza de importes es fundamental para llevar un correcto mantenimiento de las finanzas del negocio.
Sin embargo, en ocasiones, se generan distintas dificultades al transmitir las solicitudes de pagos correspondientes a los clientes.
Para gestionar de forma eficiente la cartera de cobranzas, uno de los métodos empresariales recomendados es el envío del correo electrónico de cobranza.
El correo de cobranza es un medio apropiado y que resulta muy efectivo para solicitar, de forma amable y cordial, los pagos a los clientes.
En WyA te contamos todo lo que debes saber sobre el correo de cobranza, su estructura y sus principales beneficios.
¿Qué es un correo de cobranza?
El correo de cobranza es un tipo de mensaje específico de solicitud de pago a clientes, normalmente enviado por gestores de cobranzas o la respectiva área de la empresa.
Se trata de un correo electrónico, que estructurado de una forma determinada, recuerda al cliente que debe efectuar el pago de una deuda por vencer o vencida.
Su objetivo es reducir la morosidad en el negocio, al enviar a los deudores un mensaje cordial y efectivo para el cumplimiento de sus responsabilidades comerciales.
Este tipo de recordatorio de pago a quienes poseen deudas con la empresa, resulta una herramienta verdaderamente eficaz para resolver los pagos, sin afectar la experiencia de los clientes.
¿Cómo se estructura el correo de cobranza?
El correo de cobranza debe contener principalmente, el mensaje de solicitud de pago, la correspondiente factura adjunta y otros detalles informativos.
Para la redacción del mismo y como estrategia comunicativa, se utiliza un tipo de lenguaje empático, al brindar al cliente opciones de pago cómodas y accesibles.
En el contenido del mensaje se debe informar sobre los bienes comercializados o los servicios prestados, el plazo establecido para el pago de las deudas y los detalles del cobro (en dónde realizar el pago y los medios habilitados). El asunto debe expresar, asimismo, un mensaje conciso y específico para que la atención del cliente sea inmediata.
También en el cuerpo del mensaje se debería mencionar que se ha adjuntado el archivo correspondiente a la factura. Luego es esencial informar al cliente la necesidad de responder la recepción del correo e informar la confirmación del pago (enviando el comprobante correspondiente).
Cabe señalar que el correo debe ser claramente identificable para el cliente. Para eso es preciso que cuente con el nombre de la empresa y su logo, que genere transparencia y confianza en la comunicación. También es recomendable que cuente con el nombre de un responsable, su firma y un canal de comunicación disponible para contactarse en caso de dudas o inquietudes.
Antes de enviar el correo se aconseja, además, corroborar que se encuentre dirigido a la persona correcta (gestor de cobranzas o personal del área) y que los datos de facturación sean adecuados al producto, servicio y fecha de vencimiento.
¿Qué se debe evitar al redactar este correo?
Entre las expresiones y modalidades que se deben evitar al momento de redactar el correo electrónico de cobranza, se encuentran:
Impersonalidad excesiva: si bien es importante la seriedad y el profesionalismo por parte de la empresa, el correo de cobranza debe establecer cierta cercanía con el cliente, para lograr una comunicación efectiva y más confiable.
Comentarios innecesarios: se deben evitar los comentarios que están por fuera del mensaje principal, dado que este correo deber ser específico, destinado a la solicitud de pagos. También es aconsejable que el mensaje no proporcione información legal o técnica, que imposibilite el entendimiento fluido del cliente.
Tono autoritario: como hemos mencionado, el tono empático y colaborativo, en contraposición al autoritario, resulta ser el más efectivo al momento de solicitar el pago de deuda al cliente.
¿Cuándo se debe enviar el correo de cobranzas?
El correo de cobranza se debe enviar con determinada periodicidad, lo ideal es automatizar este proceso en tiempos, para obtener resultados óptimos.
A tal efecto, se recomienda el doble envío de correo de cobranza con una diferencia de días, durante semanas previas a los vencimientos de pagos.
Generalmente el procedimiento es realizado por el área de cobranzas, aunque esta tarea se puede externalizar al servicio de gestoría financiera, administrativa y contable.
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Ventajas de escribir un correo de cobranza
El correo de cobranza es una estrategia conveniente para las empresas, para poder llevar el negocio organizado y con los pagos al día. Entre las principales ventajas de este procedimiento, se encuentran:
- Recuperación de deudas de forma efectiva y accesible.
- Ahorro de recursos y tiempo al automatizar el proceso (sobre todo si se trata de una cartera importante de clientes).
- Rapidez para enviar recordatorios de pago, que permite agilizar el proceso de cobranza.
- Personalización de correos según la situación de deuda de cada cliente, estableciendo una comunicación dirigida.
- Metodología de actualidad y accesible en cuanto a costos, a diferencia de otros medios de comunicación pagos.
- Comunicación clara, directa y objetiva con el cliente, resolviendo inquietudes de forma práctica.
- Seguimiento de la situación de deuda de forma organizada, reuniendo información relevante sobre cada cliente, así como su historial de pagos.
- Mejora en la experiencia del cliente con la empresa, en tanto el correo de cobranza cumpla con los objetivos de manera apropiada y amable.
- Contribución al desarrollo de una relación de confianza y cercanía con el cliente.
- Retorno de la inversión, generado por un correo de cobranza efectivo.
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