Cómo llevar un libro de compra y venta correctamente
El libro de compra y venta fue creado para hacer más ágiles los procesos a informar al Servicio de Impuestos Internos SII.
Se trata del informe manual de transacciones comerciales, el registro de compras y ventas, y el RCV, práctica electrónica fundamental en el país.
Por medio del libro, el órgano de regulación SII lleva un control más estricto en el sistema de facturación de los contribuyentes.
Además, la emisión electrónica del registro es fundamental para que las organizaciones obtengan respaldo en operaciones contemplando datos reales.
Conoce más sobre el libro de compra y venta, y cómo se debe llevar de forma correcta para evitar inconvenientes.
¿Por qué es importante el libro de compra y venta?
El libro de compra y venta proporciona distintos beneficios para las empresas, entre los que se encuentran:
Control financiero, el libro de compra y venta permite llevar el control financiero de una empresa, registrar las operaciones de compra y venta realizadas, hacer seguimiento de ingresos y gastos, estar al tanto del flujo de caja de la empresa y tomar decisiones fundamentadas en ello.
Cumplimiento legal, esto es porque la Ley sobre Impuesto a la Renta indica que las empresas deben contar con un libro de compra y venta a fin de registrar las operaciones de compras y ventas realizadas.
Orden administrativo, del mismo modo, la normativa establece que se deben mantener los libros y registros contables ordenados, por lo que contar con un libro de compra y venta brinda diferentes ventajas en este sentido.
Facilidad para las obligaciones tributarias, debido a las ventajas de la transformación digital, la gestión efectiva de datos contables, la promoción de cálculos más seguros y la respuesta más ágil a las obligaciones del área.
Pasos para llevar un libro de compra y venta correctamente
A continuación te contamos todo lo que debes considerar para llevar un libro de compra y venta de manera correcta:
Seleccionar el tipo de libro de compra y venta adecuado
Existen distintos tipos de libros de compra y venta, por lo que se debe seleccionar el que mejor se adapte a las necesidades de la empresa.
Al ingresar a libros electrónicos se debe crear uno nuevo de acuerdo al tipo de operación: compra o venta.
Además se debe indicar el periodo que se desea informar, así como también la clase de envío que se desee.
Este puede ser parcial, colocando el rango de fecha, o total que acapara todos los documentos del mes.
Cabe destacar que los libros de compra y venta deben estar sujetos al sistema del Servicio de Impuestos Internos SII.
Registrar todas las operaciones de compras y ventas
El registro de compra y venta se conforma de documentos tributarios electrónicos dte recibidos por el Servicio de Impuestos Internos.
Cada documento se registra según su información y como movimiento del giro por defecto, tanto para el emisor como para el comprador.
En el caso del registro de ventas, se debe indicar si el documento corresponde a un documento del giro, activo fijo o bien raíz.
Cabe aclarar que el emisor no podrá modificar el tipo de venta en el registro una vez que el documento se haya emitido.
Mientras que en el registro de compra se registran todas las compras realizadas con documentos tributarios electrónicos, las cuales se clasifican como “del giro” automáticamente para facilitar la declaración.
Es decir que el total del crédito fiscal asociado a los documentos se incorpora a la declaración de IVA para el cálculo del monto a pagar y aquí el receptor tiene capacidad de modificar el tipo de compras.
Verificar la precisión de la información registrada
Es fundamental verificar la precisión de la información registrada, dado que si se emite factura sin detallar información del documento, se asignará por defecto el tipo de registro de venta como “del giro”.
En el caso de que una factura asociada al giro, en realidad debía ser una factura asociada a una compra de un activo fijo, el receptor puede ingresar al registro de compras y modificarlo.
La categoría “del giro” es cuando el documento respalda las compras relacionadas a la actividad declarada al Servicio de Impuestos Internos SII.
La categoría bienes raíces identifica a las compras que son necesarias para realizar actividades no necesariamente del contribuyente, y corresponde a la infraestructura física.
La categoría fijo contempla a las compras que, aunque no son parte de la actividad que el contribuyente realiza, son necesarias para poder realizar sus operaciones de negocio.
Cabe destacar que las modificaciones que se hagan permiten que los registros sean llevados a las líneas correspondientes del Formulario 29, manteniendo la información precisa y clara.
Llevar un control de los saldos
Para tener control de los saldos, se lleva a cabo una contabilidad completa o una contabilidad simplificada, según corresponda.
La contabilidad completa es realizada por quienes están obligados a tributar en base a la renta efectiva y no han obtenido autorización para llevar contabilidad simplificada.
Tanto los libros caja, diario, mayor e inventarios y balances, como el libro de ventas diarias, de remuneraciones, de impuestos retenidos, entre otros, se incluyen en la contabilidad completa.
Mientras que la contabilidad simplificada es para las pymes que están acogidas al régimen de tributación simplificada y cumplen con los PPM.
En este régimen, los contribuyentes declaran y pagan el impuesto de primera categoría y el impuesto global complementario sobre la base de ingresos anuales netos devengados.
Libro de caja, de ingreso y egreso (exentos de IVA), compra y ventas, son los libros que llevan la contabilidad simplificada.
Rectificar errores a tiempo
En general, los errores que se cometen en libros de contabilidad tienen su origen en un mal asiento o en algún tipo de omisión.
Cabe destacar que la ley prohíbe, en libros principales, alteraciones de orden progresivo de fechas, tachaduras, huecos, raspaduras, borraduras, enmiendas o volver a foliar.
Cada equivocación que se cometa se debe corregir a través de anotaciones o asientos especiales, denominados contrapartidas.
Sin embargo, las contrapartidas se deberán hacer en el momento en que el error u omisión son detectados.
Las omisiones y los errores se cometen en el libro diario o en el mayor, aunque también pueden producirse en ambos a la vez.
Algunos de los errores u omisiones que se realizan son: la inversión del orden de las cuentas, cargar y abonar de más, omitir el nombre de cuenta, cargar o abonar en una cuenta equivocada, entre otros.
Te acompañamos en la administración y orden de los libros. En WyA contamos con un servicio integral de asesoría externa para llevar la contabilidad de tu empresa de manera correcta. ¡Contáctenos!