Cómo la cobranza preventiva puede mejorar la liquidez de tu empresa
La cobranza preventiva es el procedimiento por el que se cobran los pagos pendientes de clientes que poseen deudas vencidas con la empresa.
Con este tipo de cobranza, no sólo se ordena la cartera de cuentas del negocio, sino que se organizan los plazos de pago de forma efectiva evitando la morosidad.
Se trata de un recurso estratégico importante, que permite a las empresas mantener sus niveles de liquidez adecuados y preservar su capacidad financiera.
Además constituye un factor de gran relevancia en la prevención de riesgos y en el mantenimiento de la estabilidad de cada organización.
En WyA te invitamos a conocer en qué consiste la cobranza preventiva y cuáles son sus principales ventajas para tu empresa.
¿Qué es la cobranza preventiva?
La cobranza preventiva es un tipo de cobranza que se efectúa antes de la fecha de vencimiento de las deudas que los clientes tienen con la empresa.
Se trata de una estrategia preventiva para evitar la morosidad de los clientes, lo cual genera un gran impacto y compromiso en las finanzas del negocio.
Mediante el procedimiento de cobranza preventiva se puede lograr que los clientes no incurran en deudas, exigiendo el pago antes que las facturas lleguen a sus vencimientos.
Así los clientes tienen en claro sus deudas, la empresa conoce las razones de atrasos de pagos y se advierten las consecuencias que pueden existir por morosidad.
También el proceso de cobranza preventiva garantiza que los atrasos no se deben a equivocaciones, deficiencias u omisiones provocadas por la misma empresa.
La segmentación de la cartera de clientes resulta un paso necesario en el proceso, para poder identificar los que se encuentran en estado de deuda con mayor facilidad.
¿Cuál es el plazo prudente para hacer esta cobranza?
El plazo prudente para efectuar la cobranza preventiva es hacerlo a partir del periodo que comienza con la emisión de la factura.
Si bien puede extenderse después del vencimiento, es importante señalar que cuantos más días transcurran, menores serán las posibilidades de pago por parte de los clientes.
Lo ideal es no dejar pasar demasiado tiempo desde que se emiten las facturas, tampoco se debe demorar el envío de notificación de deuda al cliente.
El vencimiento de la factura puede variar, si el cliente ingresa a su sistema como fecha el día de notificación o entrega del producto o servicio, a pesar de haberse emitido con anterioridad.
Por eso, aunque el procedimiento de cobranza preventiva se haga lo antes posible, el seguimiento de pago al cliente tiene que ser permanente.
Como información relevante se pueden establecer previamente los tipos de deudas de cada cliente, así como los plazos de pago adecuados para cada caso.
¿Cómo se aplica la cobranza preventiva?
El procedimiento de cobranza preventiva comienza con la debida notificación de la factura al cliente a partir del momento de su emisión.
A su vez, la empresa debe poder contar con una confirmación de recepción de la factura o lo que se conoce como “acuse de recibo” por parte del cliente.
Luego se deben enviar recordatorios de pago frecuentes al cliente antes de los vencimientos mediante los distintos canales de contacto que estén disponibles.
Resulta fundamental además conocer la situación de cada cliente, si tienen problemas que generan atrasos en los pagos u otras circunstancias, lo cual se puede definir mediante la segmentación de la cartera.
Cabe destacar que, para no perjudicar la relación con el cliente, la cobranza preventiva debe desarrollarse de la manera más amable y cordial posible.
¿Cuáles son los objetivos de la cobranza preventiva?
Entre los principales objetivos de la cobranza preventiva se encuentran:
-
- Tener un registro completo del cliente, su información y estado de situación.
-
- Conocer los productos o servicios de interés del cliente y sus compras.
-
- Estar al tanto de las irregularidades del cliente y de sus disconformidades.
-
- Incentivar a que los clientes realicen sus pagos a tiempo mediante recordatorios.
-
- Evitar que los clientes incurran en la morosidad innecesaria.
-
- Impedir que los atrasos en los pagos se vuelvan habituales y rutinarios.
-
- Asegurar que el cliente conozca las condiciones de pago y las políticas de la empresa.
-
- Detectar comportamientos o problemas en los clientes.
-
- Anticiparse a riesgos que influyen en la operatividad de la empresa.
-
- Mantener la liquidez financiera de la organización.
En WyA te ayudamos con la cobranza preventiva, haciendo que este trabajo sea más simple para ti. Contacta con nosotros para más información.
Ventajas de la cobranza preventiva para tu empresa
El procedimiento de cobranza preventiva brinda a las empresas las siguientes ventajas:
Reducción de problemas de liquidez
Las empresas pueden reducir sus problemas de liquidez cuando aplican la cobranza preventiva, dado que protegen su capacidad financiera.
Cuando los clientes abonan sus facturas en tiempo y forma, las empresas pueden cumplir con sus responsabilidades financieras que dan sustento al negocio.
Así las operaciones económicas se desarrollan dentro de parámetros seguros, fomentando los pagos en los plazos estimados y generando más fluidez en las relaciones comerciales.
Detección de irregularidades
A través de la cobranza preventiva se pueden detectar todo tipo de irregularidades que pueda tener el cliente en cuanto a documentos o inconformidades.
Las empresas se pueden anticipar a determinados problemas al emitir documentos tributarios, conocer el estado de deuda de los clientes, entre otros.
Por eso en la gestión de cobranza preventiva es fundamental la comunicación fluida con el cliente, para poder detectar aspectos que puedan poner en riesgo a la organización.
Segmentación de clientes
También la cobranza preventiva ayuda a las empresas a conocer a sus clientes, poder clasificarlos y definir sus antecedentes comerciales (segmentación de clientes).
La segmentación de clientes resulta una herramienta útil en pos de vigilar a los clientes que pueden ser riesgosos para el negocio, así como proteger a los más responsables.
Con la información clasificada se pueden establecer estrategias de cobro especiales, tomar decisiones respecto al crédito, definir políticas comerciales, etc.
En WyA encuentras a profesionales especialistas en soluciones financieras y gestión de cobranza preventiva. ¡Comunícate con nosotros para conocer nuestro servicio!