8 claves para llevar una contabilidad eficiente

Toda empresa necesita llevar una contabilidad eficiente, a fin de que su crecimiento sea sostenido en el tiempo.

El objetivo de tener una contabilidad eficaz es evitar las pérdidas, optimizar los recursos y tener un panorama claro sobre la empresa.

Para eso es importante tener un profesional del área, que pueda llevar la contabilidad de manera correcta.

En WyA te brindamos 8 claves que toda empresa debería estimar para lograr una contabilidad eficiente.

1. Organización y clasificación de documentos contables

Una de las claves es clasificar los documentos contables tributarios, para ponerlos en orden.

Para eso es necesario, en primera instancia, recopilar en una base de datos toda la información contable disponible.

En tal sentido, es importante que en la práctica diaria se registren los gastos, los ingresos y las operaciones que tenga el negocio.

Cada movimiento debe quedar anotado y guardado de forma ordenada, siguiendo las buenas prácticas de gestión documental.

De esta forma, se podrá contar con la información de manera accesible en todo momento y probar cada actividad financiera de la empresa cuando sea necesario.

2. Uso de un software contable adecuado

En relación con lo anterior, es importante establecer en dónde se registrará toda la información.

Los archivadores han quedado atrás, dando lugar a modernos sistemas digitales más prácticos, rápidos y eficientes.

En el caso de pequeñas y medianas empresas, existen sistemas contables de manera online, que pueden mantener un registro ordenado de las cuentas.

Son plataformas especializadas que, aunque han sido creadas para uso simple, en la mayoría de los casos requieren de personas capacitadas en los procesos contables.

Por eso los conocimientos que tiene un contador, siguen resultando indispensables a la hora de llevar a cabo esta tarea.

3. Registro preciso de transacciones financieras

Para llevar una eficiente contabilidad también es necesario que cada una de las transacciones financieras sean registradas en un libro diario.

Para eso se puede cargar en un programa digital, de forma cronológica, toda la información generada de movimientos económicos.

Estos movimientos incluyen tanto los ingresos que tuvo la empresa, como los gastos generados.

Los ingresos pueden ser la entrada de dinero como resultado de ventas, como así también aquellos que se presentan en las operaciones de la empresa.

En este último caso se refiere a las subvenciones, los arriendos, las inversiones y la venta de inmuebles.

Mientras que los gastos representan los pagos de personal, servicios, arriendo, comisiones, créditos y seguros.

4. Conciliación bancaria: un paso clave en la contabilidad

Es igual de importante poder justificar cada uno de los movimientos bancarios de la empresa mediante facturas, tickets o documentos correspondientes.

De esta forma se asocian las operaciones registradas en cada cuenta corriente con los movimientos de cobros y pagos realizados.

Se trata de una buena práctica para controlar la gestión empresarial, comprobando que los apuntes de la contabilidad coinciden con los extractos bancarios.

La conciliación bancaria sirve para detectar errores, duplicidades de cargos en la cuenta bancaria, falta de facturas de abonos realizados, entre otros.

Además, facilita la toma de decisiones, evitando situaciones como tener que pedir explicaciones al cliente para solucionar errores internos.

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5. Control de gastos y presupuesto

Para lograr los objetivos económicos, optimizar las cuentas y prevenir el déficit, es necesario llevar un correcto control de gastos y presupuesto.

Este seguimiento es necesario para lograr una contabilidad equilibrada y cumplir con las metas financieras.

Además, conforma un elemento estratégico en la medida que permite gestionar los gastos de forma eficiente y responsable.

Entre sus objetivos se encuentra la verificación simple de metas contables y si se están cumpliendo durante el periodo en curso.

También, el monitoreo del estado real de las finanzas, para poder establecer, de manera previsiva, las medidas o ajustes a tiempo.

6. Mantenimiento de estados financieros actualizados

Los estados financieros, basados en documentos de la empresa, proporcionan la información económica fiable sobre la gestión, administración, accionistas y propietarios.

Los documentos deben ser registrados y guardados, para poder demostrar la veracidad de las anotaciones contables.

Estos pueden ser las facturas emitidas, las nóminas, los comprobantes de movimientos bancarios, entre otros.

Además, se realiza un proceso llamado balance de comprobación, en el que se aporta información sobre las operaciones ejecutadas durante el ejercicio.

En efecto, la regularización de cuentas de gastos e ingresos se efectúa por lo general en los últimos meses del año.

Entre los elementos que se evalúan en el balance, se encuentran:

• Reclasificación de deudas, para planificar mejor el pago de deudas.
• Balance de comprobación de sumas y saldos, para chequear que no existan incongruencias.
• Dotaciones de amortizaciones: para clasificar la amortización de bienes inmovilizados.
• Variación de existencias, para determinar el resultado de un ejercicio, mediante un estudio de inventario.

7. Cumplimiento de obligaciones fiscales y normativas

Todo tipo de empresa debe cumplir con las obligaciones fiscales y normativas en los plazos establecidos, para evitar problemas y acceder a beneficios.

Se debe llevar una contabilidad completa y mantener actualizados los libros diarios, libro mayor, balances e inventarios.

No obstante, con autorización de la entidad fiscal, se puede acceder a un sistema de contabilidad simplificado y llevar solo el libro de ingresos y egresos.

También se deben completar los libros auxiliares que exige la ley, según el régimen tributario acogido por la empresa.

Resulta fundamental contar con el asesoramiento de un contador, para realizar correctamente la contabilidad y actuar de manera adecuada en los diferentes escenarios.

8. Auditoría y revisión periódica de la contabilidad

Por último, un punto importante es poder realizar una revisión periódica de la contabilidad mediante una auditoría contable.

Si bien, los contadores pueden ser internos a la empresa, la externalización de este trabajo a profesionales de servicios de contabilidad, hace que sea más eficiente.

Una asesoría contable permite a las empresas evitar errores e inconsistencias, que pueden convertirse en sanciones, multas o cierres temporales del negocio.

Además, los servicios contables garantizan el orden, el registro y el cumplimiento de cada transacción financiera de forma correcta.
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