Procesos administrativos: ¿Por qué son importantes para una organización?

La importancia del proceso administrativo en las empresas radica en que permite proyectar mejor la organización.

Por medio de éste se pueden rentabilizar los tiempos y obtener mayor efectividad en las actividades productivas.

En WyA te contamos todo sobre los procesos administrativos y los principales beneficios que brindan a las empresas.

 ¿Qué son los procesos administrativos?

Los procesos administrativos son una serie de pasos a seguir para gestionar los recursos internos de una administración (capital humano, tecnológico y financiero).

Se trata de procedimientos que permiten dirigirlos de forma más eficiente y alineada con los objetivos de la organización.

Por medio de ellos, se pueden agilizar procesos de facturación cuando se gestionan varios proyectos.

También son útiles para llevar registro de horas trabajadas por cada colaborador, para medir la productividad y el rendimiento de la empresa.

Los directivos y los gerentes pueden ser más productivos, al tener información medible de las metas propuestas y la competitividad alcanzada.

 

Las 4 etapas del proceso administrativo 

Existen 4 etapas o fases de todo proceso administrativo que se deben cumplir para que se desarrolle correctamente.

Estas se dividen en dos conjuntos según su etapa de ejecución: fase mecánica, que incluye la planificación y la organización, y fase dinámica, que comprende la dirección y el control. 

A continuación te describimos las principales características del proceso administrativo:

Planificación 

Durante la etapa de planificación, se definen tanto los objetivos que interesan, como las estrategias para alcanzarlos. La pregunta en esta etapa es ¿Qué hacer y cómo hacerlo?

Para eso es necesario realizar un plan, en el que se incluyen actividades futuras del proceso, plazos y tiempos a cumplir en cada área de la organización.

La planificación permite tener un panorama del comportamiento de la empresa, y llevar un orden, seguimiento y verificación de todas las acciones.

Para planificar se pueden aplicar procedimientos, presupuestos, políticas, flujos de trabajo y todo lo que pueda influir a la organización y sus operaciones exteriores.

Organización

En la etapa de organización, se deben designar las personas que llevarán a cabo la propuesta diseñada en la planificación. Pueden ser grupos de trabajo o individuales según sus capacidades.

También se define en esta etapa, el momento apropiado para realizar el plan y el modo de llevarlo a cabo. 

Para eso cada área debe cumplir con la base del plan impulsado por la compañía y se debe lograr que todos los involucrados lo desarrollen de forma sincronizada.

Además, se deben entregar las herramientas necesarias para cada labor, delegar funciones administrativas y mandos, y organizar los equipos para alcanzar los objetivos. La pregunta en esta etapa es ¿Cómo dividir el trabajo y quién lo hará?

Dirección

Durante la etapa de dirección, se deben designar guías o líderes para organizar los equipos de trabajo y que lleven adelante los planes establecidos.

Estos líderes deben apoyar al personal en toda circunstancia y ante cualquier necesidad que surja, para dar solución a las problemáticas que se presenten.

Se deben conformar distintos liderazgos según el plan, implementar códigos y lograr que los equipos se comuniquen correctamente con sus líderes para mantener la motivación.

En esta etapa, las preguntas son las siguientes: ¿Cómo se va a llevar a cabo el plan, para lograr las metas de la mejor manera posible?

Control

En la etapa de control, se empieza a supervisar el plan desarrollado por medio de la medición y el análisis de indicadores (KPI). La pregunta aquí es ¿Cómo se implementó el plan y se logró? 

Se trata de una de las etapas más importantes de los procesos, dado que muchas empresas operan en frecuente revisión para determinar el funcionamiento e impacto de lo implementado.

De esta forma, se pueden estudiar los puntos altos y los bajos, las causas que lo generan y las posibilidades de mejora.

Además, se pueden determinar filtros de verificación de calidad en los productos o servicios, en los procesos, en el trato con el cliente, entre otros.

 

¿Por qué son importantes los procesos administrativos?  

Los procesos administrativos son sumamente importantes para dirigir una empresa, dado que marcan los lineamientos a seguir para obtener los objetivos determinados.

También permiten estimar los elementos necesarios para tomar mejores decisiones basadas en el análisis.

Con estos procesos, las organizaciones pueden proyectar y medir la eficiencia alcanzada en sus metas.

Además, pueden aprovechar los recursos de mejor modo, redistribuir ahorros para utilizarlos en otras áreas que los necesitan y evitar gastos superfluos.

Por su parte, contar con un plan estructural le da a las empresas la posibilidad de contar en todo momento con una organización a futuro.

Al determinar posibles escenarios, las empresas pueden disponer de acciones estipuladas de antemano para seguir en el corto, mediano y largo plazo.

De esta forma, se eleva la productividad, se mejora la coordinación entre miembros de los equipos y se evita que los esquemas directivos se desintegren.

 

¿Cómo la mejora de los procesos administrativos impulsan el éxito de las empresas? 

Los planes de mejora administrativos ayudan a las empresas a impulsar su éxito, en la medida que planifican el futuro basándose en circunstancias del presente definidas.

Los objetivos particulares y generales para cada área comienzan a trabajarse en el presente con decisiones lógicas y estratégicas.

Para lograrlo, se definen los programas y las políticas con determinados procedimientos a cumplir.

La metodología comienza con el análisis del presente para visualizar todo lo que se debe mejorar y definir las metas principales y secundarias.

También es importante estimar las posibilidades y variables que pueden resultar, a fin de prepararse para las circunstancias.

Luego se implementa lo planificado, teniendo en cuenta el contexto para elegir los lineamientos más adecuados.

De esta manera, el proceso administrativo permitirá a las empresas ser más flexibles y adaptables, para satisfacer sus necesidades en cada una de sus áreas.

Mayor competitividad y rendimiento del capital humano y financiero, son sus principales beneficios.

Desde WyA desarrollamos procesos altamente optimizados para tu empresa. Nuestro equipo de consultores de amplia experiencia, dan servicio integral en áreas de administración y finanzas, teniendo en cuenta cada una de las necesidades de nuestros clientes. Comienza tu plan de mejora ahora ¡Contáctanos!